Công nghệ cũ không theo kịp nhu cầu mới

Petrolimex đã từng đưa ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ trước, với phần mềm Hệ thống thông tin Petrolimex (gọi tắt là PIS) rồi đến Hệ thống quản trị doanh nghiệp (PBM) do Công ty Cổ phần Tin học Viễn thông Petrolimex (Piacom) xây dựng, áp dụng trên phạm vi toàn hệ thống Petrolimex. Cả PIS và PBM đều đáp ứng được yêu cầu quản lý và trình độ sản xuất kinh doanh lúc bấy giờ.

Từ tháng 11/2012, Petrolimex chuyển sang công ty cổ phần, hoạt động theo mô hình tập đoàn. Các hệ thống CNTT cũ không đáp ứng được yêu cầu phát triển khi vận hành theo phương thức nửa tự động, nửa thủ công.

Nhắc lại quá khứ, ông Nguyễn Văn Sâm, Trưởng Phòng Quản trị ERP của Petrolimex kể: “Trước đây, muốn có báo cáo tồn kho toàn hệ thống, đối với “Báo cáo nhanh”, các đơn vị phải lấy số liệu tồn kho trên sổ sách rồi gửi fax hoặc e-mail để cập nhật, tổng hợp, như vậy vừa chậm vừa có thể có sai số trong quá trình cập nhật số liệu từ các đơn vị gửi về. Còn đối với báo cáo quyết toán “Báo cáo tồn kho cuối kỳ”, các kho, cửa hàng phải dùng thước dây đo trực tiếp chiều cao xăng dầu tồn tại thời điểm đó, dùng nhiệt kế đo nhiệt độ thực tế của xăng dầu, tra ba-rem tính toán lên thành số liệu rồi lại gửi báo cáo bằng fax hoặc e-mail để cập nhật, tổng hợp thông tin, số liệu, mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, phần mềm cũ chạy trên nền LAN, có tính mở nên mỗi đơn vị thành viên lại có sự phát triển riêng theo nhu cầu quản lý của mình, khi mỗi đơn vị sử dụng một ngôn ngữ lập trình khác nhau thì không đáp ứng yêu cầu tổng hợp được thống nhất trên phạm vi toàn tập đoàn”.

ERP kết xuất số liệu theo thời gian thực

Tháng 11/2009, rất nhiều người bất ngờ trước thông tin Petrolimex quyết định chi tới gần 13 triệu USD để triển khai dự án ERP trên phạm vi toàn tập đoàn với 111 điểm triển khai cho gần 1.500 người dùng tại công ty mẹ và 42 công ty xăng dầu thành viên cùng các chi nhánh, xí nghiệp, kho và tổng kho trên toàn quốc.

Xăng dầu là một mặt hàng vừa thiết yếu vừa chiến lược, đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt trong tồn chứa, vận chuyển, cung cấp. Với những điểm đặc trưng của hoạt động kinh doanh xăng dầu như giãn nở, hao hụt, tồn chứa, nhiệt độ, áp suất,… việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kiểm soát số lượng, chất lượng xăng dầu không hề đơn giản. Đặc biệt, việc tích hợp với hệ thống bơm xuất tự động tại các bến nhập/xuất xăng dầu là một bài toán rất khó, khi hệ thống bơm xuất tại các điểm xuất là khác nhau, các định dạng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, các dữ liệu kết nối này đòi hỏi có độ ổn định liên tục rất cao trong bối cảnh xăng dầu liên tục được nhập/xuất ra theo yêu cầu của người tiêu dùng.

Tuy nhiên, với hệ thống ERP, Petrolimex đã giải quyết được bài toán khó về kết nối thông tin, dữ liệu. Chính thức vận hành tại Petrolimex từ ngày 1/1/2013, đến nay, hệ thống ERP có thể giúp tập đoàn này minh bạch hóa và cập nhật thông tin quản trị điều hành xăng dầu liên tục với độ chính xác cao.

“Tất cả số liệu của chúng tôi đều có thể được kết xuất tức thì từ hệ thống ERP, bảo đảm phục vụ công tác quản trị, điều hành nhanh chóng và chính xác. Chúng tôi không chỉ kết nối báo cáo trực tuyến lên Bộ Công Thương, Bộ Tài Chính, Chính phủ, mà còn gửi dữ liệu sang cả Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, đăng công khai tại website petrolimex.com.vn. Petrolimex luôn sẵn sàng thực hiện báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn theo các quy định hiện hành”, ông Nguyễn Văn Sâm khẳng định.

Chia sẻ thêm về sự cần thiết phải triển khai hệ thống ERP để minh bạch hóa thông tin, góp phần tăng hiệu quả hoạt động, giảm thất thoát, thua lỗ đối với các tập đoàn, tổng công ty ở Việt Nam, đại diện Petrolimex cho rằng: “Vấn đề này phụ thuộc vào tầm nhìn và tính quyết đoán của mỗi doanh nghiệp. Petrolimex chỉ có thể nói rằng ERP là hệ thống quản trị nguồn lực tiên tiến. Chúng tôi áp dụng nó để tiến xa hơn và chúng tôi đã áp dụng thành công”.